買い物が楽に！エクセルリスト作成の全手順

エクセル 買い物リストで検索すると、テンプレートを配布するページばかりが並び、ダウンロードして終わりという内容が多いことに気づきます。しかしエクセルの本当の魅力は、チェックボックスと関数を組み合わせて自動で集計したり、在庫表やレシピと連動させたりできるところにあります。この記事では、無料テンプレートの紹介ではなく、パソコンで買い物リストを作り、家計や在庫と一緒に運用するための具体的な作り方をまとめました。

エクセルで買い物リストを作る魅力

エクセルで買い物リストを作る一番の魅力は、集計・印刷・在庫管理を同じファイルの中で完結できることです。チェックボックスで買った物を管理しながら、関数で合計金額や残り件数を自動的に出し、必要なときはA4用紙に印刷して持ち歩くことも可能です。スマホの買い物アプリではここまで自由に表を組み立てることは難しく、家計簿と一体化させたい人にはエクセルならではの強みがあります。

市販のテンプレートをダウンロードしてすぐ使い始める方法もありますが、列構成や関数を自分で理解しておくと、家庭に合わせて自由に作り替えられるようになります。この記事では、テンプレートを配布するのではなく、仕組みそのものを組み立てられるようになることを目指して手順を説明していきます。既製のテンプレートを先に確認したい場合は買い物リストのテンプレートの作り方もあわせてご覧ください。

基本テンプレートの作り方

列構成の例

買い物リストの表は、次のような列構成を基本にすると集計がしやすくなります。

ドロップダウンで品名をそろえる

「データ」タブの「データの入力規則」からドロップダウンリストが作れます。品名の候補をあらかじめ別の場所に用意し、そこを参照するようにしておけば、入力のたびに表記が揺れることを防げます。候補をテーブルの形にしておくと、品目を増やしたときにドロップダウンにも自動で反映されます。

候補の一覧は、五十音順よりも、よく使うカテゴリごとにまとめておくほうが選びやすくなります。食品・日用品のように大まかに分けたブロックの中に品名を並べておけば、ドロップダウンを開いたときに目的の品物を見つけるまでの時間が短くなる。

チェックボックスを入れる

チェックボックスを入れたいセルの範囲を選び、「挿入」タブから「チェックボックス」を選ぶと配置されます。オンの状態はTRUE、オフの状態はFALSEという値としてセルに入り、=IF(A1,"購入済み","未購入")のように数式の中でそのまま使えます。ただしこの機能はExcel for Microsoft 365やMicrosoft 365 for Macなど、比較的新しいバージョンでの対応です。古いバージョンを使っている場合は、この機能が使えるかどうかを先に確認しておいてください。

チェックを外したいときはDeleteキーを押すとオフの状態に戻り、もう一度Deleteキーを押すとチェックボックス自体が削除されます。この動きを知らずに操作すると、うっかりチェックボックスを消してしまうことがあるので覚えておくとよいでしょう。

チェックボックスを配置した行は、あらかじめ行の高さを少し広めにしておくと、指やマウスでのクリックミスを減らせます。品名の列と隣り合わせに置くと視認性も上がり、買い終えた直後にその場でチェックを入れる習慣が身につきやすくなります。行を追加するときは、チェックボックスの入ったセルごとコピーしてから品名を書き換えると、毎回「挿入」タブから設定し直す手間を省けます。

Share Cartの登録データでわかった、最初の表に入れておきたい品物

Share Cart編集部調べ（2026年9月13日時点、Share Cart利用者のデータであり日本全体の統計ではありません）によると、よく登録される品物の上位は牛乳1,060件、卵576件(「たまご」表記の183件を合わせると759件)、パン314件（別に「食パン」167件）、トイレットペーパー248件、ヨーグルト245件、納豆230件と続きます。バナナ190件、キッチンペーパー146件、豆腐131件、マヨネーズ127件、ティッシュ125件もよく登録される品物です。これらはエクセルのテンプレートを新しく作るときの初期行として使いやすい品物といえます。食品と日用品が混在している点も特徴で、カテゴリ列を用意して分けておくと、集計のときに扱いやすくなります。柔軟剤97件・きゅうり95件・片栗粉95件・ケチャップ94件・にんじん92件・歯磨き粉92件・バター92件も上位に入っており、常温保存できる調味料や日用品と、冷蔵が必要な生鮮食品が混在していることも見て取れます。カテゴリ列を「食品」と「日用品」だけでなく、「冷蔵」「常温」のような保存方法の軸で分けておくと、買い物の順路を考えるときにも役立ちます。

関数で自動計算と集計

小計＝数量×単価

小計の列には、数量の列と単価の列を掛け合わせる数式を入れておくだけです。品数が増えても行をコピーするだけで自動的に計算されます。すべての行の小計を合計すれば、買い物全体の予算がその場で把握でき、レジに並ぶ前におおよその金額を確認する使い方も可能です。

COUNTIFで残り件数

COUNTIF関数は「どこを参照しますか」「何を探しますか」の2つを指定して、条件に合うセルの数を数える関数です。チェック列を対象に =COUNTIF(チェック列の範囲,TRUE) と入力すれば、購入済みの件数がすぐにわかります。残りの件数は全体の件数から引き算すれば求められます。なお、COUNTIFはセルの色を条件にして数えることはできないため、色分けではなくチェック欄の値で管理する必要があります。

SUMIFでカテゴリ別・購入済み合計

SUMIF関数は、条件に合う行を探し、別の範囲にある数値を合計する関数です。例えば =SUMIF(カテゴリ列,"食品",小計列) とすれば、食品に分類された品物の合計金額だけを取り出せます。同じ考え方で、チェック済みの行だけを対象にすれば、今日すでに使った金額もすぐにわかります。カテゴリを「食品」「日用品」の2種類だけでなく、家計簿の予算費目に合わせて分けておけば、買い物リストの集計結果をそのまま家計簿に転記することも可能です。

XLOOKUPで単価と売り場を引く

XLOOKUP関数は、検索する値・検索する範囲・戻す範囲を指定するだけで使える関数で、以前からあるVLOOKUPの改良版にあたります。品名の一覧表に単価や売り場をあらかじめ登録しておけば、買い物リストに品名を入力するだけで単価や売り場を自動的に呼び出せます。品目が増えるほど手入力の手間を減らせる関数です。VLOOKUPと違って検索範囲の左右どちらの列も参照でき、既定の設定では完全一致で検索されるため、表記ゆれがあると単価を引けない点には注意してください。品名をドロップダウンで固定しておくことが、この関数を正しく動かすための前提にもなります。

単価の一覧表は、スーパーの特売のたびに書き換える運用にしておくと、買い物リスト側の小計も自動で最新の金額に更新されます。一覧表を別シートにまとめておけば、買い物リストの行数が増えても、単価を直す場所はいつも1か所で済みます。売り場の列を併記しておけば、店内を歩く順番に並べ替える際の判断材料にもなります。

在庫表と連動して自動で更新する仕組み

在庫の管理表を別のシートに用意し、在庫数と「これを下回ったら買う」という基準数を設定しておけば、買い物リストとの連動が可能になります。IF関数を使い、=IF(在庫数<基準数,"買う","")のような式を組んでおくと、基準を下回った品物だけが自動的に「買う」と表示される仕組みになります。この表示を条件にしてフィルターをかければ、実際に買うべき品物だけを一覧として抜き出すことも可能です。発注そのものを自動化するところまでは踏み込みませんが、在庫を見ながら「今何を切らしているか」を毎回目視で確認する手間はかなり減らせます。

在庫表を機能させる一番のハードルは、買い物から帰った後の入力を続けられるかどうかです。レシートを見ながら数量をまとめて入力する時間を、買い物の直後に5分だけ確保する習慣をつけておくと、翌週以降のリストがずっと正確になります。逆に入力が数週間途切れると、実際の在庫と表の数字がずれてしまい、「買う」の表示自体が信用できなくなってしまうので、続けやすい入力方法を最初に決めておくことが大切です。

基準数は品物ごとに変えておくのがコツです。米や洗剤のようにまとめ買いする物は基準数を高めに、日持ちしない葉物野菜のように毎回買う物は基準数を低めに設定すると、実際の消費ペースに近い形でリストが動くようになります。買い物から帰ったら在庫数を更新するひと手間だけで、次のリストが自動的に整う仕組みです。

レシピと連動して材料リストを作る

作りたい料理の材料を別のシートに一覧化し、何人分作るかという倍率の列を設けておけば、SUMIF関数を使って材料ごとの必要量を買い物リストに集計する仕組みが使えます。カレー・肉じゃが・味噌汁のように定番の料理をいくつか登録しておけば、献立を決めるたびに材料をゼロから書き出す必要がなくなります。倍率の数値を変えるだけで、来客時などの大人数分の分量にも対応できる点も便利です。

レシピシートを充実させていく際は、最初から全ての定番料理を登録しようとせず、よく作る5〜6品程度から始めるのが続けやすいコツです。材料の分量は目分量ではなく、実際に計量した数値を入れておくと、倍率をかけたときの計算結果もそのまま信頼できるようになります。作った料理の感想や、味付けを変えた記録を同じシートの備考欄に残しておけば、次に作るときの微調整にも役立ちます。

1週間分の献立を月曜から日曜まで並べ、それぞれの料理に使う材料をレシピシートから参照する形にしておけば、週末にまとめ買いをする家庭でもリストを作る手間が大幅に減ります。献立を考える時間そのものが減るという副次的な効果もあり、忙しい平日ほど恩恵を感じやすい仕組みです。同じ食材が複数の料理で重複して出てくる場合は、SUMIF関数で品名ごとに合算しておくと、買い物リストの行数を無駄に増やさずに済みます。

家庭での活用例

実際の家庭では、週に1回まとめ買いをする前提でリストを整理し、印刷して冷蔵庫に貼っておくという使い方がよく見られます。印刷したいときは、「ページレイアウト」タブの「印刷範囲」から印刷したい範囲だけを設定しておけば、関数やメモを書いた余計な列まで印刷されることを防げます。印刷範囲は複数の場所に分けて設定することもできるため、表とは別の場所に置いた在庫表やレシピシートを印刷対象から外すことも可能です。

紙に印刷したリストは、店内で電波を気にせず使えるのも利点です。買った品物を手書きでチェックしていき、帰宅後にまとめてエクセル側のチェックボックスへ反映する、という二段階の運用にしている家庭もあります。手間は増えますが、スマホの充電やバッテリー切れを気にせず買い物できる安心感があります。印刷したリストの余白に、その場で気づいた特売情報をメモしておき、次回の単価の見直しに使うという工夫をしている人もいるようです。紙のメモ帳をタイプ別に選びたい場合は買い物リストのメモ帳おすすめで紹介しています。

エクセルの限界とスマホ・LINEとの併用

エクセルにも共同編集の仕組みはあります。ファイルをOneDriveに保存し、「共有」から相手を招待すれば、Microsoft 365を使っている家族同士でリアルタイムに編集が可能です。既定では「編集を許可する」がオンになっているため、共有した相手はそのまま内容を書き換えられます。ただし、この共同編集はMicrosoft 365のライセンスが前提になり、スマホの画面では列が多い表が見づらくなりがちです。スマホでの共有をもっと手軽にしたい場合は、Googleスプレッドシートに置き換える方法もあります。細かい違いはGoogleスプレッドシートで買い物リストを共有する方法で紹介しています。

店頭でスマホを見ながら1品ずつ消し込んでいく作業や、家族にその場でリアルタイムに知らせたいという場面では、LINEのトークにそのまま送るだけで済むShare Cartのようなサービスのほうが向いています。在庫や予算の管理はエクセルの表で、店頭でのやり取りはShare Cartで、という役割分担にするとそれぞれの強みを活かせます。エクセルで組んだ在庫管理の仕組みはそのまま残し、買い出し当日だけShare Cartに品物を送る、という併用のしかたも可能です。エクセル以外のアプリも含めて買い物リスト全体の選び方を比較したい場合は買い物リストアプリの選び方【2026年版】も参考になります。

この記事のポイント

• チェックボックスの値（TRUE・FALSE）を使えば、COUNTIFやSUMIFで自動集計できること
• 品名はドロップダウンでそろえておかないと、表記ゆれで集計がずれること
• 在庫表と連動させれば、基準を下回った品物だけを自動で表示できること
• レシピシートと組み合わせれば、献立から材料の必要量を自動で集計できること
• 共同編集や店頭での操作性はエクセルの弱点なので、用途に応じて他の手段と併用すること

よくある質問

Q. セルにチェックボックスを入れるには？

A. 範囲を選択して「挿入」タブから「チェックボックス」を選びます。Excel for Microsoft 365など比較的新しいバージョンで使える機能です。

Q. チェックした数を数えるには？

A. =COUNTIF(範囲,TRUE)と入力します。チェックがオンになっている状態はTRUEという値になっています。

Q. 同じ物なのに集計が分かれてしまう

A. 「卵」と「たまご」のように表記が違うと別のものとして扱われます。ドロップダウンリストを使って品名の入力をそろえておくと防げます。

Q. 色を付けた行を数えられる？

A. COUNTIFはセルの色を条件にして数えることはできません。チェック列のような値をもとに数える必要があります。

Q. 家族と同時に編集できる？

A. ファイルをOneDriveに保存して共有すれば、Microsoft 365を使っている家族同士で共同編集が可能です。スマホでの手軽な共有を優先したい場合はGoogleスプレッドシートの利用も検討してください。

Q. 印刷すると余計な列まで出てしまう

A. 「ページレイアウト」タブの「印刷範囲」から、印刷したい範囲だけをあらかじめ設定しておいてください。

Q. 在庫表と買い物リストは同じシートにまとめるべき？

A. 別のシートに分けておくほうが管理しやすくなります。買い物リストは毎回リセットする一方、在庫表は継続して数量を更新していく性質のものなので、役割ごとにシートを分けるのが基本です。

参考・出典

• Excelでのチェックボックスの使用（Microsoftサポート）（2026年9月確認）
• COUNTIF関数の使い方（Microsoftサポート）（2026年9月確認）
• SUMIF関数の使い方（Microsoftサポート）（2026年9月確認）
• XLOOKUP関数（Microsoftサポート）（2026年9月確認）
• ドロップダウンリストの作成（Microsoftサポート）（2026年9月確認）
• 印刷範囲の設定（Microsoftサポート）（2026年9月確認）
• ブックの共同編集（Microsoftサポート）（2026年9月確認）

店頭でのリアルタイムな共有には、LINEの友だち追加だけで使えるShare Cartも役立ちます。